Selama ini arsip hasil dari produk dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil adalah arsip berbahan kertas harus disimpan digudang dan memakan tempat serta harus diberikan penanganan pengamanan serta perawatan yang ekstra pada arsip-arsip tersebut. Namun hal tersebut masih menyisakan pekerjaan rumah tersendiri yaitu sistem pencarian arsip yang harus sangat hati-hati dan butuh waktu yang lama untuk mencari dan mengembalikan ke posisi semula.
Untuk mengantisipasi hal tersebut, H. Rudi Irawan selaku Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Musi Rawas (Disdukcapil) merealisasikan sebuah ide berupa ARSIP DIGITAL. Dengan menggunakan peralatan Scanner dan apikasi yang digunakan untuk mengkonversi arsip fisik (berupa kertas) menjadi arsip digital (berupa file gambar di komputer). Langkahnya setiap arsip kertas yang ada di scaner, hasil scaner disimpan ke dalam aplikasi Digitali Arsip yang ada pada Aplikasi SIAK ( Sistem Informasi Adminitrasi Kependudukan).Tidak perlu khawatir jika arsipnya rusak karena usia jamur bakteri rayap dll karena sudah ada salinan berupa file gambar dikomputer, serta akan mempermudah dan mempercepat pencarian arsip register.
Sampai sekarang pihak disdukcapil terus melakukan proses digitalisasi arsip tersebut. Sehingga sistem arsip digital ini akan terus berlangsung untuk meringankan tugas pegawai serta mempercepat proses pelayanan pada pemohon yang akan melakukan pencarian untuk perubahan akta pencetakan kutipan kedua dan lain-lain.