Hampir setiap hari Dinas Kependudukan khususnya Bidang Informasi Kependudukan dan Catatan Sipil menerima keluhan dan pengaduan masyarakat terkait data-data yang hilang dalam daftar kartu keluarga yang dipegang oleh masyarakat dan banyak masyarakat ayng bertanya mengapa datanya hilang,
Perlu diketahui oleh masyarakat bahwa data kependudukan yang ada di Disdukcapil adalah data yang dilindungi oleh undang-undang. Dengan demikian maka menjadi pertanyaan juga oleh para petugas di Dinas bahwa karena dilindungi oleh undang-undang, maka petugas baik di tingkat kecamatan maupun dinas sangat berhati-hati untuk merubah, memindah, bahkan untuk menghapus (delete) data masing-masing penduduk tanpa adanya berkas permohonan dari yang bersangkutan. Baik pendaftaran penduduk lahir, meninggal maupun pindah dan data ganda (sampah). Untuk menghapus data ganda pun tidak akan berani sembarang menghapus sebelum penduduk bersangkutan memberikan informasi yang benar dan valid kepada petugas di Dinas dengan menyertakan bukti-bukti tentang biodatanya.
Setelah melalui berbagai penelusuran data dan mencari informasi (bertanya) kepada penduduk yang bersangkutan maka ada beberapa sebab yang mengakibatkan data penduduk tersebut hilang/terhapus dari database kependudukan yaitu :
- Banyak masyarakat yang mengadukan permasalahan data hilang dengan membawa kartu keluarga yang lama (sudah berubah jumlah anggota dan perubahan-perubahan lainnya : status, domisili dan kepemilikan Kartu Keluarga baru /pecah KK) padahal dalam database diketahui berada dalam daftar keluarga yang berbeda.
- Permohonan pencetakan KTP tidak dibarengi dengan pencetakan ulang KK dimana penduduk yang bersangkutan terdaftar dalam KK tersebut sehingga banyak yang tidak mengetahui bahwa telah terjadi perubahan nomor KK, biodata dan daftar anggota keluarga didalamnya.
- Masih adanya permasalahan data ganda per individu dan per keluarga sehingga tidak diketahui secara pasti nomor KK yang dipegang oleh penduduk dengan nomor KK yang tersimpan di database.
- Kendala data ganda per individu dan ganda per keluarga tersebut tidak dapat dipastikan mana yang benar sampai dengan penduduk ybs mengkonfirmasi secara langsung ke petugas di dinas dan petugas dapat menghapus data yang salah.
- Masih adanya penduduk pindah baik antar Kecamatan dalam satu kabupaten maupun antar kab yang tidak melalui prosedur pindah yang benar sehingga berakibat data penduduk menjadi ganda.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka menjadi tugas dan kewenangan petugas di level dinas untuk melakukan penelusuran, perbaikan dan penghapusan data penduduk yang tidak sesuai dan merupakan data ganda (sampah).
Mengapa perubahan data dan pengembalian data hilang harus di Dinas ?
Sesuai aturan UU, dinas dalam hal ini menjadi tugas dan kewenangan level Administrator database (ADB) yang boleh melakukan dan memperoleh hak akses penuh terhadap database. Hak akses tersebut menjadikan tugas ADB meliputi semua baik input, hapus, dan manipulasi (perubahan) terhadapa data.
Kewenangan ini tidak bisa diserahkan kepada operator dikarenakan operator sudah mempunyai kewenangan input sehingga jika diberikan kewenangan hapus sekaligus maka akan menjadi beresiko terhadap kualitas dan validitas data yang ada.
Adalah sebagai fungsi kontrol terhadap mutu masukan dari operator dengan membatasi hak akses terhadap database. jika data suatu wilayah banyak data sampahnya maka bisa dipastikan bahwa petugas di wilayah tersebut telah melakukan manipulasi data masukan yang tidak benar.
Petugas di level kecamatan mempunyai keterbatasan koordinasi antar wilayah karena hanya bisa berkoordinasi antar kecamatan dalam kabupaten, sehingga tidak bisa melakukan fungsi koordinasi jika data hilang dan ganda sudah melampaui antar kabupaten.
