Salah satu hal mendasar bidang administrasi kependudukan adalah pencatatan peristiwa penting. Peristiwa penting adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan.
Dari sepuluh peristiwa penting tersebut, setidaknya ada dua peristiwa yang sering terabaikan oleh seseorang atau anggota keluarganya, yakni kematian dan lahir mati. Anggota keluarga atau ahli waris baru akan mengurus akta kematian apabila ada keperluan pembagian warisan atau mendapatkan asuransi.
Menyadari hal itu, tanggal 17 Maret 2016 Dirjen Dukcapil menerbitkan Surat Edaran Nomor 472.12/2701/Dukcapil perihal Peningkatan Pencatatan Peristiwa Kematian. Surat edaran ini mewajibkan setiap pemakaman memiliki Buku Pokok Pemakaman (BPP). Hal ini merupakan inovasi baru dalam mendorong percepatan pencatatan peristiwa kematian. BPP tersebut nantinya diisi oleh petugas pemakaman. Dinas Dukcapil kabupaten/kota menjadikan BPP sebagai salah satu dasar untuk melakukan entry ke dalam sistem database kependudukan nasional, penerbitan akta kematian, serta perubahan dan penerbitan kartu keluarga (KK) baru.
Untuk menjamin terlaksananya update pencatatan peristiwa kematian, kepala dinas Dukcapil atas nama bupati/walikota secara berkala melakukan pelaporan peningkatan pencatatan peristiwa kematian di wilayahnya kepada gubernur cq. kepala dinas Dukcapil provinsi/kepala biro pemerintahan paling lambat tanggal 28 setiap bulannya. Selanjutnya, gubernur melaporkan peningkatan pencatatan peristiwa kematian tersebut kepada Mendagri cq. Dirjen Dukcapil paling lambat pada tanggal 5 bulan berikutnya.
Melalui upaya ini, diharapkan pencatatan peristiwa kematian akan lebih tertib, DP4 lebih berkualitas, terpenuhinya hak warga untuk mendapatkan akta kematian, terlaksananya perubahan dan penerbitan KK baru bagi keluarga yang anggota keluarganya meninggal, serta ter-update-nya database kependudukan nasional sebagai dasar pelayanan publik dan pembangunan di sektor lain.
